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John | 23rd Oct 2010, 13:55 PM | 法律英語 | (17305 Reads)

公證(notarization)和認證(authentication/legalization)的涵義很易混淆。

 

公證的涵義遠比認證廣泛。

 

公證是依照法定程序,證明行為或文件合法和屬實。 

這些文件,可能是在公證人面前簽署的,也可能不是,但不是說沒有在公證人面前簽署的文件都可以拿給公證人公證,要視情況而定。 

至於認證,很多情況下解作「確有效」(從而間接確認經過公證的文件屬實,在法律上可以接納)。

但為何經過公證的文件還需要認證呢?經過公證的文件本身不就是一份在法律上可以使用的文件嗎? 

其實,認證主要指在一國簽署的文件要送到另一國使用,因此要經過另一國的領事館認證,詳下文。如果只在本國使用,經過公證已經足夠,毋須認證。

 

現在先談「公證」。

 

香港有很多law firm擔任公證人(notary public)。

公證指由公證人(notary public)或使領館見證我做某件事,例如見證我簽署委託書(power of attorney)、契據(deed)、遺囑(will)等,或者替我監誓(administer oaths),或者見證我在他面前簽署誓章或法定聲明的行為屬實(witness the execution of affidavits or statutory declarations),但不是見證誓章的內容屬實。作誓章時,我必須在誓章內聲明所說屬實,若我在誓章內聲稱所說屬實而所說失實(講大話),我便要負上法律責任。如上述,已有公證人證明誓章是我作出的,我「大鑊」了。 

「使領館」是大使館(Embassy)、總領事館(Consulate-General)和領事館(Consulate)的簡稱。

換言之,公證人很多時擔任證人,你經過安排在他面前簽署文件或者作出聲明,他就證明你在文件上的簽名屬實(不是另一人簽的),或者證明那聲明的確是你作出而不是另一人作出的。 

在外國的中國使領館,也會替華人做一些公證工作。例如,如果你是美籍華人(US citizen of Chinese descent,你需要一份證明自己是單身(單身包括離婚/喪偶後沒有再婚──divorced/widowed and not remarried的文件,然後回中國結婚,你便要親自到中國駐美國大使館並在大使館人員面前填寫公證/認證申請表(Application for Notarization/Authentication,又稱Application for Notarization/Legalization),然後做一份「本人無配偶以及與對方當事人沒有直系血親和三代旁系血親聲明書」(Proceed to the Embassy of the People’s Republic of China in the United States and fill out/make a Declaration of Single Status and Not Being in a Lineal Blood Relationship or Collateral Blood Relationship Within the Third Degree/Within Three Generations with the Other Party, in the presence of an officer of the Embassy)。 

大使館人員看着你作出聲明,之後,會就你作出的聲明出具一份「公證書」/「公證證明書」(Notarial certificate)。有時,聲明書內已有留給大使館公證員作公證的專用部分,不用另發公證書。 

在香港,也有無結婚紀錄證明書Certificate of Absence of Marriage Record),俗認「寡佬證」。另一種無犯罪紀錄證明書Certificate of No Criminal Conviction),俗認「良民證」,通常在申請政府工作獲得初步取錄後,政府會指示求職者申請這份證明。取得這份證明是正式取錄的條件(但不表示無法取得這份證明就不會被取錄,關鍵是你在填寫申請職位的GF340時有沒有隱瞞任何犯罪紀錄)。

又或者,如果我在中國退休後到美國定居,甚至入了美國國籍成為美國公民,我仍可領取中國國內的退休金(retirement pension),不過,我可能每半年一次要到中國駐美國的大使館申辦《出境定居離退休、退職人員健在確認表》(Confirmation Form for Survival Certificate for Retired Veterans, Retired Persons, and Resigned Persons Who Have Left China and Settled Down Abroad),證明我還未死。這個做法很合理,免得我死亡/身故搬到地獄第十八層後,中國政府仍向我發退休金。 

「離退休、退職人員」(retired and resigned persons)是離休人員(retired veterans)、退休人員(retired persons/retirees)和退職人員(resigned persons)的簡稱。
 
相對而言,曾蔭權的香港政府十分涼薄,硬要領取生果金的長者每年必須在香港居住六十日。這些長者已經為香港的繁榮供獻了一生!

至於認證,主要是指認證一項公證過程,或者認證另一項認證(例如領事認證,即中國使領館認證外國政府機構對公證的認證,見下文)。 

中國駐外國使領館可以為駐在國公證機構出具的、經該國政府有關部門認證的、擬送往中國使用的公證文件辦理領事認證documents notarized by a notary public in the country to which the Chinese embassy/consulate is accredited, authenticated/legalized by the Government of that country, and intended to be sent to China for use 

所以,領事認證的涵義,有時可能不過是指認證某個印章是否某個外國政府部門蓋上的。 

例如,你在外國,你有一批外國文件要送到中國使用,在該外國的中國使領館多數不會直接替你認證文件,因為有很多外國文件不是中國使領館所熟悉、其真實情況也不是中使領館能夠掌握的(有留意嗎?上文所述中國使領館向你提供的公證服務,都和中國有較大關係)。 

所以,你首先要依照該國的公證手續為文件辦妥公證,例如在瑞士,你要將文件(1)依照瑞士的公證手續讓瑞士的合資格公證人公證,然後(2)將文件送到瑞士政府有關部門認證(authenticate/legalize),(3)再送到中國駐瑞士總領事館認證(authenticate/legalize)。

所謂交給中國駐瑞士總領事館認證,所認證的其實是瑞士政府有關部門的蓋章屬實,而文件的簽署是否屬實,則由已瑞士公證人證明,而瑞士政府有關部門所認證的,也不是文件本身屬實,而是公證人具有公證資格。 

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